Política de privacidade

1. Quem somos e o que esta política cobre

A Acolly é uma plataforma de software como serviço (SaaS) para gestão de profissionais autônomos e clínicas, com site institucional, cadastro, login e área autenticada (agenda, clientes, prontuário, financeiro e comunicações).

Esta política aplica-se ao site público (incluindo contato e newsletter), ao cadastro, à autenticação e ao uso da Plataforma.

2. Controlador e operador

Para dados pessoais tratados pelo Acolly em suas próprias finalidades (por exemplo: conta do utilizador, autenticação, suporte, cobrança da assinatura da plataforma e segurança), a Acolly pode atuar como controladora.

Para dados de pacientes/clientes inseridos por clínicas ou profissionais na Plataforma (incluindo informações de saúde), em regra o cliente (profissional ou clínica) é o controlador e a Acolly atua como operadora, tratando esses dados para prestar o Serviço conforme as instruções do controlador e a legislação aplicável.

3. Dados que coletamos

Podemos tratar as seguintes categorias, conforme o uso que você faz dos serviços:

• Identificação e contato: nome, e-mail, telefone, organização e mensagens enviadas pelo formulário de contato.
• Newsletter: nome e e-mail para envio de conteúdos e novidades, enquanto a inscrição permanecer ativa.
• Conta e autenticação: e-mail, senha (armazenada de forma protegida pelo provedor de autenticação), dados de sessão e registro de aceite dos documentos jurídicos (tipo, versão e data/hora).
• Uso da Plataforma: dados operacionais que você cadastra (agenda, clientes, ficha, financeiro, equipe), logs técnicos e registros de segurança.
• Dados de saúde e clínicos, quando inseridos pelo controlador: prontuários, anamneses, evoluções, agenda, arquivos e demais informações de saúde necessárias ao atendimento.
• Navegação: endereço IP, data/hora, páginas acessadas, tipo de dispositivo e cookies essenciais ao funcionamento do site.
• Comunicações de suporte: interações por e-mail e canais oficiais de atendimento (incluindo WhatsApp de contato humano informado no site, quando utilizado).

Dados clínicos e de saúde inseridos na conta do cliente não são utilizados para marketing do Acolly e permanecem isolados por organização (multi-tenant).

Não solicitamos dados desnecessários no site institucional. Campos de formulário têm limite de tamanho e validação no servidor.

4. Bases legais e finalidades

Tratamos dados pessoais para:

• executar o cadastro, o contrato de uso da Plataforma e o suporte (execução de contrato / procedimentos preliminares);
• responder contatos comerciais e de suporte enviados pelo site (legítimo interesse e/ou procedimentos preliminares);
• enviar newsletter e materiais quando você se inscreve (consentimento, revogável a qualquer momento);
• proteger a Plataforma contra abuso, spam e fraudes, inclusive limites de envio e, quando configurado, reCAPTCHA (legítimo interesse e segurança);
• processar cobranças da assinatura por meio de prestadores de pagamento;
• cumprir obrigações legais, regulatórias e de defesa em processos;
• melhorar o site e o produto com base em métricas agregadas, sem venda de dados pessoais.

Quanto aos dados de pacientes tratados na qualidade de operadora, a base legal e as finalidades são definidas pelo controlador (clínica/profissional), que deve assegurar a licitude do tratamento.

5. Formulários públicos, newsletter e antispam

O formulário de contato gera um chamado interno para a equipe Acolly. A newsletter grava o e-mail na lista de leads de marketing da plataforma. Você pode pedir para deixar de receber comunicações pelos canais indicados no final desta página.

Para reduzir spam, podemos aplicar limite de tentativas por período, campo de verificação invisível e, quando as chaves estiverem configuradas, reCAPTCHA do Google. O Google pode tratar dados técnicos conforme as políticas dele (Privacidade e Termos).

6. Compartilhamento e subprocessadores

Não vendemos dados pessoais. Podemos compartilhar dados com:

• provedores de infraestrutura, autenticação e banco de dados necessários à operação (por exemplo, hospedagem e Supabase);
• provedores de pagamento que processam assinaturas e cobranças (por exemplo, Asaas), inclusive checkout hospedado;
• provedores de e-mail transacional e de suporte;
• ferramentas de proteção antispam e de monitorização de erros, quando ativas;
• autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem válida;
• parceiros estritamente para prestar o serviço contratado, sob dever de confidencialidade.

Servidores e subprocessadores podem estar no Brasil ou no exterior, com salvaguardas compatíveis com a LGPD. Categorias e finalidades podem ser atualizadas conforme a evolução da operação.

7. Cookies

Utilizamos cookies e armazenamentos essenciais para sessão autenticada, preferência de tema (claro/escuro) e segurança. Cookies de medição ou marketing, se forem adotados no futuro, serão informados e, quando exigido, dependerão de consentimento.

8. Retenção

Mantemos dados pelo tempo necessário às finalidades do tratamento, bem como para cumprimento de obrigações legais, contratuais e regulatórias e para o exercício regular de direitos. Contas ativas permanecem enquanto houver relação com o Serviço; tickets de contato pelo período de atendimento e eventuais obrigações; newsletter até o descadastro ou pedido de exclusão; logs de segurança por prazo compatível com prevenção a fraudes; ciclos técnicos de backup podem conservar cópias por período adicional limitado.

A mera inadimplência, expiração de trial, expiração de período pré-pago ou não renovação não determina, por si só, a exclusão automática dos dados do workspace. Encerramento definitivo e pedidos de eliminação seguem canais e critérios descritos nesta política e nos Termos de Uso.

9. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais, incluindo conexão criptografada, controle de acesso, isolamento entre organizações e validação de entradas nos formulários públicos. Nenhum sistema é absolutamente isento de risco; recomendamos senhas fortes e cuidado com o compartilhamento de acessos. Falhas de segurança atribuíveis ao Acolly são analisadas conforme a legislação aplicável e não são afastadas apenas pela responsabilidade do utilizador sobre as próprias credenciais.

10. Direitos do titular e solicitações

Nos termos da LGPD, você pode solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade quando aplicável, informação sobre compartilhamentos, revogação de consentimento e eliminação de dados tratados com base no consentimento, ressalvadas hipóteses legais de retenção.

A Plataforma não possui, neste momento, ferramenta automatizada de exportação completa self-service de todos os dados da conta. Pedidos de acesso, cópia, portabilidade quando aplicável, informações sobre os dados e encerramento podem ser enviados ao canal oficial: contato@acolly.com.br ou pela página de contato. Podemos solicitar confirmação de identidade. Também é possível reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Quanto a dados de pacientes sob controlo da clínica/profissional, o titular pode exercer direitos perante o controlador; a Acolly cooperará na qualidade de operadora, nos limites legais e contratuais.

11. Crianças e adolescentes

O site institucional e o cadastro na Plataforma Acolly não se destinam a crianças. O cadastro de conta do Serviço é destinado a maiores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de crianças pelo site institucional.

Na Plataforma clínica, clínicas e profissionais podem cadastrar pacientes menores no exercício legítimo de suas atividades. Nesses casos, o controlador (clínica/profissional) é responsável por observar os requisitos legais aplicáveis ao tratamento de dados de crianças e adolescentes.

12. Transferências e alterações

Podemos atualizar esta política; a versão no topo indica o texto vigente (documento preparado para publicação até o deploy correspondente). Mudanças relevantes poderão ser comunicadas no site ou por e-mail. Quando exigido, poderá ser solicitado novo aceite.

13. Contato

Dúvidas sobre privacidade, suporte, solicitações de titulares, encerramento ou reembolso: contato@acolly.com.br. Consulte também os Termos de uso.